تعد شركة الاتصالات الكويتية (فيفا سابقاً) واحدةً من شركات الاتصالات الرائدة في دولة الكويت وتملك قاعدة عملاء تتجاوز مليوني مشترك وحصة تقارب 30% من السوق المحلية. تأسست شركة الاتصالات الكويتية في 2008 وهي مدرجة كشركة مساهمة عامة في بورصة الكويت.
تقدم شركة الاتصالات الكويتية مجموعة مبتكرة من المنتجات والخدمات المتطورة، وأحدث شبكة فايف جي، وإمكانية وصول لخدمة عالمية المستوى.
جعلت شركة الاتصالات الكويتية من صلب أولوياتها تسهيل حياة عملائها. وتحقيقاً لهذه الغاية، قامت بتقييم كل نقاط الاتصال مع العملاء، وكان من الواضح أن تسجيل العملاء واستبقاءهم يشكّلان جانبين رئيسيين يجب تحسينهما لأنهما لا يزالان يتمّان غالباً باستخدام نماذج ورقية.
تعرف على تجربة شركة الاتصالات الكويتية مع شركة إن في إس سوفت لأتمتة تلك العمليات والتخلص من الورق في أعمالها تماماً.
كانت جميع نماذج تسجيل العملاء الجدد أو تلقي طلبات العملاء السابقين تتم بهيئةٍ ورقيةٍ مما جعل من الصعب للغاية معالجتها والتحقق منها. كانت العملية اليدوية مملة لكلٍّ من العملاء والموظفين على حدٍّ سواء، وكانت عرضةً للأخطاء وفقدان المعلومات. وأصبح التحدّي أكثر صعوبةً بعد توسعه إلى شبكة شركة الاتصالات الكويتية من الأفرع وأصحاب الامتياز والمتعاملين والوكلاء الفرعيين. كانت شركة الاتصالات الكويتية بحاجة إلى حلٍّ عمليٍ وقابلٍ للتوسع يمكن تطبيقه عبر جميع نقاط البيع وخدمة العملاء المنتشرة جغرافياً.
ترافقت المعالجة اليدوية بحالاتٍ متكررةٍ من البيانات الخاطئة أو الناقصة أو غير المتطابقة، ومستنداتٍ مفقودةٍ وعمليات تفعيلٍ خاطئةٍ وعقودٍ مفقودة.
غالباً ما كانت بيانات العملاء غير متطابقة مع محتوى نظام الفوترة الخاص بشركة الاتصالات الكويتية، ولم يكن هناك مخطط سير عملٍ للتحقق من صحة هذه البيانات أو وثائق الهوية الخاصة بالعملاء.
كانت شركة الاتصالات الكويتية بحاجة إلى حلٍّ من شأنه أتمتة عمليات تسجيل واستبقاء العملاء والتحقق من صحة البيانات بكفاءة مع تكامل وثيق في نفس الوقت مع نظام تابس لإدارة العملاء والفوترة.
كانت شركة الاتصالات الكويتية بحاجة إلى أرشفة سجلاتها الورقية الحالية وإتاحتها للاسترجاع في المستندات التي يتم إنشاؤها حديثاً.
اقترحت شركة إن في إس سوفت الكويت حلاً شاملاً يتضمن نظاماً مخصصاً لأتمتة أعمال الفروع تم بناؤه على منصة أتمتة الأعمال آركميت إيزي فلو وبالتكامل مع نظام تابز لإدارة العملاء والفوترة، بالإضافة إلى نظام آركميت إنتربرايز بالإصدار المؤسسي لاستخدامه في تخزين وإدارة الوثائق، ونظام آركميت كابتشر لعمليات المسح الضوئي لرقمنة الأرشيفات القديمة.
يتم إطلاق وتشغيل نظام أتمتة أعمال الفروع من خلال نظام تابز وذلك لتوليد النماذج الإلكترونية المطلوبة، ويتوفر ذلك على كلٍّ من أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية المصممة خصيصاً، وكذلك من داخل الماسحات الضوئية في الشبكة.
بمساعدة الأجهزة الطرفية، يمكن للموظفين التقاط توقيع العميل وبصمات الأصابع ليتم تضمينها في النموذج الإلكتروني.
يتم التقاط معلومات تعريف العميل من بطاقات الهوية الوطنية الذكية الخاصة بهم باستخدام أجهزة قراءة الرقاقات. بالنسبة للعملاء الذين لا يزالون يحملون بطاقات الهوية القديمة بدون شريحة، يستخدم نظام أتمتة الفروع محرك التعرّف الضوئي آبي فاين ريدر لقراءة بيانات العميل من البطاقة باللغتين الإنجليزية والعربية.
يتكامل نظام أتمتة الفرع مع قاعدة بيانات تابز لسحب بيانات العملاء للموظفين للتحقق منها بمقارنتها مع الوثائق.
يتم تخزين النماذج المكتملة مع مرفقاتها في نظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق لاسترجاعها لاحقاً.
قدمت شركة إن في إس سوفت الكويت خدمات الأرشفة لتحويل السجلات الورقية القديمة لشركة الاتصالات الكويتية باستخدام نظام آركميت كابتشر العالي الأداء.
تمكنت شركة الاتصالات الكويتية من تحقيق تحوّلٍ كاملٍ في عمليات تسجيل واستبقاء العملاء دون استخدام الورق، مما كان له تأثيراً مباشراً على تحسين تجربة العملاء وخفض التكاليف.
من خلال عمليةٍ مؤتمتةٍ بالكامل على مستوى كل الأفرع وأصحاب الامتياز والمتعاملين، تمكنت شركة الاتصالات الكويتية من الحد من الأخطاء البشرية وضمان الامتثال والحفاظ على سلامة البيانات بمساعدة تكامل نظام تابز.
الأرشيفات القديمة التي كانت تشغل مساحةً كبيرة أصبحت الآن سجلاتٍ رقمية يمكن الوصول إليها بسهولة من أي مكان إلى جانب السجلات الرقمية الجديدة.