تلعب المشتريات دوراً حيوياً في عمل مؤسسات القطاع الحكومي، وتسعى إدارات المشتريات باستمرار إلى زيادة الكفاءة مع خفض التكاليف. هناك العديد من التحديات الاعتيادية التي تواجهها جميع إدارات المشتريات بشكل عام ليس أقلها تحديد الاحتياجات، والبحث عن الموردين وإدارتهم، وإدارة المخاطر، ومعالجة المدفوعات، إلا أن عملية الشراء في القطاع العام لها تحدياتها الفريدة ومنها:
- التواصل غير الفعال مع الموردين.
- الافتقار إلى البيانات والتحليلات التي يمكن أن تساعد في التحسين والتوفير.
- مواءمة عملية الشراء مع الأهداف والخطط الاستراتيجية للمؤسسة.
- صعوبة دمج ملاحظات ومقترحات ما بعد الشراء على مستوى المؤسسة في عملية الشراء.
- افتقار الأقسام والإدارات التي تطلب الشراء إلى رؤية شاملة لعملية الشراء وإلى المشاركة في التواصل مع الموردين وتحديد المتطلبات.
- الافتقار إلى الشفافية في عملية الشراء مما يؤثر على الحوكمة والامتثال.
- التنفيذ البطيء ودورات الشراء الطويلة.
على الرغم من قدرة برمجيات وأنظمة المشتريات والتوريد المتخصصة على التغلب على العديد من هذه التحديات، لا تزال هناك حاجة إلى تكاملٍ أفضل مع الأقسام والوحدات التنظيمية الأخرى وإلى تنسيقٍ استراتيجيٍ أوسع مع الأهداف والخطط العامة للمؤسسة، وذلك لأن معظم هذه الأنظمة لا تقوم بدمج الاتصالات الإدارية الداخلية والخارجية المتعلقة بعملية الشراء، وهذا ما ينتج عنه جزر معزولة من المعلومات في أقسام المشتريات. البعض من هذه الأنظمة يوفر ميزات إضافية للبريد والتواصل إلا أن أغلبها يعمل بشكلٍ منعزل وينتهي به المطاف كنظام إضافيٍ موازٍ يشكل عبئاً إدارياً على المؤسسة لاستخدامه والتكيف معه.
أما من جانبنا فقد تمكنا من مساعدة الكثير من عملائنا في التغلب على مثل هذه التحديات وذلك من خلال وحدة إدارة المنافسات والعطاءات المتخصصة والتي تشكل امتداداً للوظائف الأساسية لنظام تراسل، منصة التعاون الذكي التي قمنا بتطويرها.
تساعد وحدة إدارة المنافسات في تحقيق تعاون فعال، وتوحيد الاتصالات والمراسلات، والمواءمة الاستراتيجية من خلال دمج عملية الشراء بالاتصالات الداخلية، وبذلك إشراك أصحاب المصلحة في العملية وتزويدهم برؤية شاملة لها. كما توفر الوحدة أيضاً إمكانية رؤية الدورة الكاملة لأي مشروع شراء، مما يتيح فهم أداء بائع أو مشروع شراء معين خلال كامل دورة حياته، بالإضافة إلى دمج وتكامل ملاحظات ومقترحات المستخدمين النهائيين في عملية الشراء لتحسينها.
تم تصميم وتطوير وحدة إدارة المنافسات في نظام تراسل باستخدام نظامنا لإدارة سير العمل آرﻛﻤﻴﺖ إﻳﺰي ﻓﻠﻮ، وتتميز هذه الوحدة بما يلي:
- توحيد إجراءات المناقصات والمنافسات والعطاءات وطلبات الأسعار وأتمتة سيرها.
- إدارة لجان الشراء والقدرة على تحديد أنواع مختلفة من اللجان مثل لجان فتح المظاريف، فحص العروض، التقييم الفني، والتقييم المالي.
- أتمتة إقرار استلام العطاءات.
- قوالب تقييم جاهزة.
- التكامل التام مع وحدات نظام تراسل الأساسية لإدارة المراسلات والاجتماعات والمهام، وبذلك تستطيع لجان الشراء جدولة الاجتماعات وتعيين المهام وإنشاء المراسلات والدردشة داخلياً فيما يتعلق بمنافسة محددة أو مشروع شراء محدد.
لمعرفة المزيد عن وحدة إدارة المنافسات أو نظام تراسل لإدارة المراسلات والمهام والاجتماعات، يرجى التحدث إلى أحد مستشارينا اليوم للترتيب لعرض تقديمي.
