تتطلب الدوائر والمؤسسات الحكومية وجود مخططات سير عمل منظمة وفعالة لدمج العمليات وتحقيق النتائج المرجوة عند التفاعل مع بعضها البعض أو مع الجهات الخارجية. ومن الضرورات الأساسية لمخططات سير العمل هذه القدرة على إدارة المراسلات والاتصالات الهامة الأخرى بين أصحاب المصلحة وتسجيلها والاستجابة لها بشكلٍ فعال. ويعد استخدام أساليب السجلات والملفات التقليدية لإدارة المراسلات الرسمية بطيئاً وغير فعال ويستغرق الكثير من الوقت والجهد، مما يؤثر على وتيرة العملية بأكملها. لقد مكنت الثورة الرقمية الحكومات والمؤسسات من إجراء تحوّل جذري في عملياتها لتحقيق إنتاجية وكفاءة أفضل، وأحد هذه التغييرات الإيجابية هو استخدام أنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية التي تدمج مجموعة كبيرة من الميزات في منصة واحدة.

ما هو نظام إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية؟

ببساطة، يتيح لك نظام إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية إنشاء المراسلات والاتصالات الرسمية الهامة واستلامها وتخزينها والإجابة عليها وتوجيهها وإدارتها وأرشفتها، سوءاً كانت رقمية أو ورقية. لذلك يعد نظام إدارة المراسلات حلاً مثالياً للتواصل والتعاون فيما بين الجهات الحكومية وبين الجهات الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة لأنه يسهل على جميع الأطراف والأفراد المعنيين الوصول إلى المستجدات والمعلومات الهامة على منصة موحدة بدلاً من الاضطرار إلى البحث في أكوامٍ من الملفات الورقية أو الانتظار لأسابيع للحصول على البيانات المطلوبة.

يوفر نظام إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية طريقة موحدة لجمع وإدارة واسترجاع المراسلات التي تشمل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الورقية والمذكرات الداخلية والتقارير وتفاعلات الدردشة ومحاضر الاجتماعات وجداول الأعمال وغيرها من المستندات الأساسية الأخرى الضرورية لعمل وتقدّم أي مشروع بنجاح.

وعادةً ما تحتوي أنظمة إدارة المراسلات على وحدات مدمجة متنوعة تكون مخصصة لحالات ومتطلبات استخدام متعددة. يمكن أن يشمل ذلك نظام فهرسة آلي، وعنصر تخزين واسترجاع، وعنصر التقاط مراسلات، على سبيل المثال لا الحصر.

تطبيقات أنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية

تمكّن أنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية الحكومات والمؤسسات وأصحاب المصلحة في المشاريع من أي حجم من إدارة المراسلات والاتصالات بطريقة موحدة وقابلة للتكرار يمكن للجميع استخدامها لتحقيق أفضل النتائج. وتتضمن معظم المشاريع والمبادرات الحكومية حالياً إمكانية التعاون بين مختلف أصحاب المصلحة المستقلين. ويشكّل تنظيم الاتصال بين هذه المجموعات المتباينة عادةً تحدياً عند الاعتماد على طرق الاتصال التقليدية البطيئة. لكن يسمح نظام إدارة المراسلات لمثل هؤلاء الأطراف نقل جميع الاتصالات والمراسلات الرسمية والاجتماعات والمهام إلى منصة واحدة، تكون موحدة وسهلة الوصول ومستقرة، والذي يعمل بدوره على تعزيز التعاون وتسهيل تبادل المعلومات، ويوفر أدوات سهلة الاستخدام لجميع المستخدمين، مما يتيح كفاءة أفضل على كل الأصعدة.

تمكين التواصل الفعّال

من المعروف والواضح لدى القادة ومدراء المشاريع والخبراء أن التواصل الفعّال هو مفتاح النجاح في أي مشروع بغض النظر عن حجمه، إلا أن كفاءة الاتصالات هي عنصرٌ يتم غالباً إهماله أو تناسيه على الرغم من تأثيره الكبير على الإنتاجية العامة التي يمكن للأطراف المعنية تحقيقها. إن السرعة والكفاءة التي يمكن من خلالها نشر المعلومات والمستجدات الهامة لجميع الأطراف المعنية تؤثر بشكلٍ مباشر على نجاح أي مشروع، وهذا ما يعني أن الاعتماد على وسائل اتصال قديمة وبطيئة وغير فعالة يمكن أن يكلف الكثير من الوقت والجهد والمال الثمين!

ويتمثل أحد الحلول القابلة للتطبيق لهذه المشكلة في الاستثمار في نظام قوي لإدارة المراسلات والاتصالات الإدارية. تسمح هذه الأنظمة لجميع الأطراف المعنية بالبقاء على اتصال مع بعضها البعض والحصول على المعلومات في الوقت المناسب، وتساعد أيضاً في الحد من الهدر في الوقت والاستثمار من خلال إتاحة مستوى إنتاجية أفضل.

الإمكانات والميزات والمواصفات الهامة لأنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية

فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي يمكن أن تكون ذات أهمية بالغة حسب متطلباتك عند البحث عن نظام إدارة المراسلات الأمثل لمؤسستك:

إنشاء المراسلات

يعد إنشاء مراسلات موحدة ومنسقة بالشكل الصحيح ميزة أساسية لأنظمة إدارة المراسلات. يجب أن يكون مستخدمو النظام قادرين على إنشاء مراسلات جديدة وإضافة المرفقات بطرق سهلة ومتسقة باستخدام قوالب قياسية وأدوات تحرير مضمنة سهلة الاستخدام.

تصميم النماذج

عادةً ما تكون المراسلة أكثر بكثير من مجرد رسالة على الصعيد العملي، فغالباً ما يكون هناك الكثير من المعلومات ذات الصلة والسياق الذي لا يقل أهمية والتي يمكن توحيدها على شكل بيانات وصفية ودمجها في المراسلات ذاتها أثناء تبادلها بين الجهات الفاعلة. يتيح ذلك توسيع نطاق أنظمة إدارة المراسلات لتشمل إدارة المعاملات مما يسمح لها بإدارة معاملات مثل طلبات الخدمات والتعاملات وتذاكر الدعم الفني والتحقيقات والحالات وغيرها.

إدارة الاجتماعات

لا تقتصر إدارة المراسلات على الاتصالات الكتابية فحسب، بل تمتد أيضاً لتشمل الاجتماعات الشخصية والافتراضية. حيث يعد تنظيم الاجتماعات ودمج جداول أعمال مختلف المستخدمين مع التقويمات التي يختارونها ميزة لا غنى عنها في أنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية الفعالة.

ومن الميزات المشتركة الإضافية لأنظمة إدارة المراسلات إدارة غرف الاجتماعات وأجنداتها وتوافرها.

إدارة المهام والمشاريع

تحتوي معظم المراسلات المتبادلة والاجتماعات المنعقدة على مهام قابلة للتنفيذ يجب تفويضها ومراقبتها. وتندرج هذه المهام عادةً في إطار مشاريع أو مبادرات محددة تطلقها المنظمات. يتيح نظام إدارة المراسلات المثالي للمستخدمين إنشاء المهام المتعلقة بالمراسلات أو الاجتماعات وإدارتها وتصنيفها بفعالية، وتكليف الفرق المعنية بها، مع توفر إمكانية مراقبة وتتبع شاملة.

إدارة اللجان

تعد المراجعة واتخاذ القرارات بشكل جماعي من قبل اللجان المخصصة من الأنشطة اليومية الهامة في الدوائر الحكومية. ومن المهم أن تدعم أنظمة إدارة المراسلات إدارة اللجان والتي تتكامل بشكلٍ وثيق مع إدارة الاجتماعات وأجندات العمل والمهام، مع القدرة على إدارة الأعضاء والتفويض وأنصبة صنع القرار.

تصميم الإجراءات

لا يكتمل أي نظام لإدارة المراسلات دون مصمم للإجراءات يسمح للمؤسسة بتخطيط عملياتها ومنطق أو قواعد العمل لديها ووهيكلها التنظيمي. باستخدام مصمم العمليات، يمكن للمؤسسات فرض إجراءات محددة بشكل آلي وكذلك أتمتة أعباء العمل الخاصة بها وتحديد نطاقها مع التمتع بإمكانية التحكم الكامل بها.

يسمح مصمم الإجراءات الجيد في نظام إدارة المراسلات باستخدام مخططات سير العمل المعدّة مسبقاً إلى جانب تلك الفردية المخصصة، ويتيح المعالجة المتسلسلة والمتوازية للمراسلات أو المعاملات مع إمكانية تطبيق الشروط المنقية المحددة مسبقاً في أي خطوة.

التقاط الوثائق وإدارتها

مع استمرار إنشاء واستلام الكثير من الاتصالات والمواد في هيئة ورقية، خاصةً تلك التي تأتي من مصادر خارجية، يتطلب الحفاظ على بيئة عمل فعالة وخالية من الورق أن تتضمن أنظمة إدارة المراسلات القدرة على المسح الضوئي للمستندات الورقية واستخراج بياناتها وفهرستها.

وفي الجانب الآخر من العملية، يجب أرشفة المراسلات المكتملة في نظام إدارة وثائق يسمح بسهولة باسترجاعها والامتثال للوائح والقوانين المتعلقة بالاحتفاظ بالبيانات. وغالباً ما يتم توفير هذه الإمكانية على شكل وحدة بداخل نظام إدارة المراسلات أو من خلال موصلات وتكاملات مع أنظمة إدارة الوثائق الخارجية وأنظمة إدارة المحتوى المؤسسي.

بحث موحّد

تعني إمكانية البحث الموحّد القدرة على البحث عن المعلومات على مستوى مصادر وأنواع بيانات متعددة. يجب أن يتمكن مستخدمو أنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية من البحث عن المعلومات على مستوى جميع الإدارات ذات الصلة واسترجاع جميع أنواع النتائج بما في ذلك المراسلات والاجتماعات والمهام.

إدارة الإصدارات والسجلات والتدقيق

بما أن العديد من الأفراد أو الفرق يتعاونون في العمل على المراسلات والمعاملات، من المهم توفر إمكانية التحكم في عملية التحرير وتتبع جميع التغييرات والتعديلات المضافة، والقدرة على مراجعتها في أي وقت والتراجع عنها إذا لزم الأمر.

يجب أن تتمتع أنظمة إدارة المراسلات بالقدرة على إدارة الإصدارات وتتبع سجل تعديلات الإصدار لدعم الحوكمة والشفافية.

التقارير والتحليلات

يعتمد نجاح أنظمة إدارة المراسلات بشكلٍ كبير على إمكانية اكتساب رؤى وملاحظات مفيدة من البيانات التشغيلية والمعلومات المعالجة. وتتمثل إحدى الميزات الهامة لهذه الأنظمة في إمكانية توليد تقارير وتحليلات قابلة للتخصيص يمكن أن تساعد في استخراج معلومات مفيدة من مجموعات البيانات المتباينة، والذي يتيح بدوره لصناع القرار رؤية الصورة الأكبر للمشاريع والمبادرات الجارية واتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين النتائج.

التكامل مع أنظمة الهوية الحكومية

مع تطبيق أنظمة أكثر ذكاءاً على مستوى العالم لبطاقات الهوية الصادرة من الجهات الحكومية، من المهم جداً أن تتكامل أنظمة إدارة المراسلات مع مثل هذه الأنظمة الحكومية عند معالجة معلومات المواطنين وتقديم الخدمات لهم. لذلك تتضمن العديد من أنظمة إدارة المراسلات وحداتٍ جاهزة تتكامل مع أنظمة الهوية الحكومية بشكلٍ آمن أو تكون قادرة على قراءة بطاقات الهوية الصادرة من الحكومة والبيانات البيومترية لاسترجاع معلومات المواطن والحفاظ على سلامة ودقة البيانات.

التواقيع الرقمية

تمكّن أنظمة إدارة المراسلات المستخدمين من توقيع المراسلات المتبادلة رقمياً لضمان الموثوقية والأمان وحماية المعلومات الحساسة في نفس الوقت، ويمكن القيام بذلك باستخدام خدمة توقيع رقمي محلية داخل المؤسسة أو خارجية على الإنترنت.

كما يمكن لبعض أنظمة إدارة المراسلات مثل تراسل التكامل مع شبكات البلوكتشين لتعزيز صحة وموثوقية المراسلات وتحسين الشفافية والمساءلة.

التشفير

يعد التحكم في الوصول إلى المعلومات الحساسة أمراً بالغ الأهمية بالنسبة للدوائر الحكومية أثناء تفاعلها مع بعضها البعض ومع الجهات الخارجية. لذلك يقوم نظام إدارة المراسلات المثالي بتشفير المراسلات المتبادلة وحمايتها تلقائياً للتأكد من أن الأشخاص الذين يمتلكون حق الوصول إليها وتخليصها هم فقط من يمكنهم عرض المعلومات الحساسة.

واجهات برمجة التطبيقات وإمكانات تكامل البرمجيات

لا تعمل أنظمة إدارة المراسلات بشكلٍ منعزل، بل عادةً ما تتكامل مع العديد من الأنظمة الأخرى مثل أنظمة تخطيط الموارد الحكومية ومنصات الاتصال وخدمات البيانات والخدمات الحكومية وخدمات الدفع وغيرها. وعادةً ما يشمل نظام إدارة المراسلات المثالي على واجهة برمجة تطبيقات موثقة بشكلٍ جيد تسمح لمختصي دمج الأنظمة باستخدامها على شكل خدمة واسترجاع البيانات ومعالجتها في أنظمة أخرى. كما يجب أن يمتلك النظام المثالي إمكانيات البرمجة النصية الخاصة به والتي من شأنها أن تسمح له باسترجاع البيانات من تطبيق آخر وبدء المعاملات.

تطبيقات الهاتف المتحرك

كما أن من الضرورة في وقتنا الحالي أن يمتلك نظام إدارة المراسلات تطبيقات هاتف متحرك أصلية لنظامي آي أو إس والأندرويد لتمكين المستخدمين من متابعة أعمالهم من أي مكان وفي أي وقت، ويجب أن توفر هذه التطبيقات معظم وظائف الاستخدام اليومية للنظام.

الصيغ المفتوحة

يستخدم نظام إدارة المراسلات المثالي صيغ بيانات مفتوحة وغير مرتبطة بمصدر معين يمكن الوصول إليها عبر منصات مختلفة دون تقييد الوصول إلى المعلومات والأدوات. يساعد ذلك المؤسسات على تأمين الحماية المستقبلية لاستثماراتها وتجنب الاعتماد على الموردين وفقدان البيانات.

منافع أنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية

توفر أنظمة إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية العديد من المنافع للجهات الحكومية والمؤسسات في إدارة العمليات اليومية والإشراف على المشاريع بغض النظر عن حجمها ومستوى تعقيدها، وتشمل بعض من هذه المنافع:

تحسين الإنتاجية والكفاءة

تمكّن أنظمة إدارة المراسلات الفرق والأفراد من التعاون من أي مكان عبر وسائل سريعة وسهلة الوصول تساعد في تحقيق إنتاجية أكبر وإدارة أفضل للوقت وتنسيق محسّن.

إدارة وتتبع تقدّم العمل

تمكّن أنظمة إدارة المراسلات مدراء المشاريع وصناع القرار من الاستفادة من التحليلات المختلفة وذكاء الأعمال وأدوات إدارة المشاريع من خلال منصة واحدة لتتبع التقدّم والتعامل مع التحديات بفعالية.

تمكين الشفافية والحوكمة والامتثال

توفر أنظمة إدارة المراسلات للحكومات والمؤسسات الأدوات وإمكانية حفظ السجلات المطلوبة لضمان الشفافية والمساءلة والحوكمة الرشيدة والامتثال للوائح والقوانين بشكلٍ عام.

أمن المعلومات وحماية البيانات

تمكن أنظمة إدارة المراسلات المستخدمين من حماية المعلومات والاتصالات الحساسة ضد الوصول غير المصرح به، ومشاركة المعلومات بأمان في بيئة يتم التحكم في إمكانية الوصول إليها. وبفضل وجود مستودعات بيانات مشفرة وآمنة للغاية لتعمل أنظمة إدارة المراسلات أيضاً على حماية البيانات من الهجمات الإلكترونية.

تخفيض التكاليف

من خلال مساعدة المؤسسات على التخلص من العمليات القائمة على الورق ودمج الأدوات المختلفة في بيئة تعاونية واحدة، تتيح أنظمة إدارة المراسلات فعالية أفضل من حيث التكلفة وتحقيق وفورات هائلة في النفقات والموارد والجهود.

قابلية التوسع والنمو

تمكّن أنظمة إدارة المراسلات المؤسسات من التوسع والنمو بكفاءة مع الحفاظ على تنظيم العمليات ومتابعة كل المراسلات والاجتماعات والمشاريع.

اختيار المورد المناسب

عند تقييم الموردين لإيجاد أفضل نظام لإدارة المراسلات والاتصالات الإدارية لمؤسستك، يجب مراعاة عدة نقاط رئيسية:

• ميزات البرنامج ومدى توافقها مع متطلباتك – هل يلبي النظام جميع الاحتياجات التي حددتها؟
• قابلية توسيع البرمجيات ومرونتها – هل يمكن أن تتطور مع مؤسستك؟ هل ستكون مرنة في التعامل مع التغييرات المتوقعة لضمان الحماية المستقبلية للاستثمار؟
• الدعم الفني – ما نوع الدعم الذي يوفره المورد؟ هل لديهم تواجد محلي في منطقتك؟ هل لديهم فريق خدمات محترف يمكنه تلبية أي متطلبات تطوير أو تخصيص إضافية؟
• قابلية تطبيق النظام – هل تم تطبيقه بنجاح في مؤسسات أخرى مماثلة لمؤسستك أو بنفس حجم وديناميكية مؤسستك؟
• سمعة المورد والمراجع – كم عدد التطبيقات الناجحة لبرمجياتهم؟ من هم عملاؤهم الرئيسيون؟ ما هي تقييمات برمجياتهم؟
• الاستثمار المطلوب – هل سعر البرمجيات تنافسي مع مراعاة التكلفة الإجمالية للملكية؟

منشورات ذات صلة