Les ministères et organismes gouvernementaux ont besoin de flux de travail structurés et efficaces pour intégrer les processus et générer des résultats lorsqu’ils interagissent entre eux ou avec des tiers. Une nécessité essentielle pour de tels flux de travail est la capacité de gérer, d’enregistrer et de répondre correctement à la correspondance critique et à d’autres communications entre les parties prenantes. L’utilisation des méthodes traditionnelles de registre et de classement pour gérer la correspondance officielle est lente, inefficace et prend beaucoup de temps et d’énergie, ce qui affecte le rythme de l’ensemble de l’opération. La révolution numérique a permis aux gouvernements et aux entreprises de transformer leurs opérations pour une meilleure productivité et efficacité. L’un de ces changements positifs est le développement de systèmes de gestion de la correspondance qui intègrent un large éventail de fonctionnalités dans une plate-forme unique.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de la correspondance ?

En termes simples, un système de gestion de la correspondance vous permet de créer, de recevoir, de stocker, de répondre, d’acheminer, de gérer et d’archiver des communications critiques, qui peuvent provenir d’un format numérique ou papier. . Un système de gestion de la correspondance est idéal pour la communication et la collaboration de gouvernement à gouvernement et de gouvernement à entreprise, car il permet à toutes les parties et personnes concernées d’accéder plus facilement aux mises à jour et aux informations cruciales à partir d’une plate-forme unifiée au lieu d’avoir à parcourir des fichiers de paperasserie ou attendre des semaines pour obtenir des données.

Un système de gestion de la correspondance fournit un moyen standardisé de collecter, gérer et récupérer la correspondance à partir d’e-mails, de lettres, de mémos, de rapports, de communications par chat, de procès-verbaux de réunion, d’ordres du jour et d’autres documents essentiels au bon fonctionnement d’un projet.
Les systèmes de gestion de la correspondance contiennent généralement divers modules intégrés spécialisés pour de multiples cas d’utilisation et exigences. Cela peut inclure un système d’indexation automatisé, un composant de stockage et de récupération et un composant de capture de correspondance, pour n’en nommer que quelques-uns.

Applications des systèmes de gestion de la correspondance

Les systèmes de gestion de la correspondance permettent aux gouvernements, aux entreprises et aux parties prenantes des projets de toute taille de gérer la correspondance et la communication dans un format standardisé et reproductible que tout le monde peut utiliser pour obtenir les meilleurs résultats. La plupart des projets et initiatives du gouvernement impliquent actuellement une collaboration entre différents acteurs isolés. Organiser la communication entre ces groupes disparates est un défi si l’on s’appuie sur une communication traditionnelle et lente. Un système de gestion de la correspondance permet à ces parties de rassembler toutes les communications, la correspondance officielle, les réunions et les tâches sur une plate-forme unique, unifiée, accessible et stable. Cela stimule la collaboration, facilite l’échange d’informations et fournit des outils conviviaux à tous les utilisateurs, permettant une meilleure efficacité à tous les niveaux.

Permettre une communication efficace

Comme le savent les dirigeants, les chefs de projet et les experts de l’industrie, une communication efficace est la clé du succès de tout projet de toute envergure. L’efficacité de la communication est un facteur souvent négligé mais qui affecte de manière significative la productivité globale que les parties concernées peuvent atteindre. La rapidité et l’efficacité avec lesquelles les informations critiques et les mises à jour peuvent être diffusées à toutes les parties concernées affectent directement le succès de tout projet. Cela signifie que s’appuyer sur des moyens de communication lents, inefficaces et archaïques peut coûter du temps, de l’énergie et de l’argent !

Une solution viable à ce problème consiste à investir dans un système stable de gestion de la correspondance. Les systèmes de gestion de la correspondance permettent non seulement à toutes les parties concernées de rester en contact les unes avec les autres et de recevoir des informations en temps opportun, mais contribuent également à réduire les dépenses de temps et d’investissement en permettant une meilleure productivité.

Capacités et fonctionnalités essentielles des systèmes de gestion de la correspondance

Voici quelques-unes des fonctionnalités clés qui peuvent être essentielles en fonction de vos besoins lorsque vous cherchez à acquérir un système de gestion de la correspondance pour votre organisation :

Rédaction de correspondance

La création d’une correspondance standardisée et correctement formatée est une caractéristique essentielle des systèmes de gestion de la correspondance. Les utilisateurs doivent pouvoir rédiger de nouvelles correspondances et ajouter des pièces jointes de manière pratique et cohérente à l’aide de modèles standard et d’éditeurs intégrés conviviaux.

Conception de formulaire

En pratique, une pièce de correspondance est bien plus qu’une simple lettre. Il y a souvent beaucoup d’informations et de contexte connexes qui sont tout aussi importants et peuvent être normalisés en tant que métadonnées et intégrés dans la correspondance elle-même lorsqu’elle circule entre les acteurs. Cela permet l’extension des systèmes de gestion de la correspondance dans le domaine de la gestion des cas, leur permettant de gérer des cas tels que les demandes de service, les transactions, les tickets d’assistance, les enquêtes et les incidents.

Gestion des réunions

La gestion de la correspondance ne se limite pas seulement à la communication écrite, mais s’étend également aux réunions en personne et virtuelles. L’organisation de réunions et l’intégration des horaires des différents utilisateurs avec leurs calendriers de choix est une caractéristique indispensable dans les systèmes efficaces de gestion de la correspondance.
Une caractéristique commune supplémentaire des systèmes de gestion de la correspondance est la gestion des salles de réunion, de leurs horaires et de leur disponibilité.

Gestion des tâches et des projets

La plupart des correspondances échangées et des réunions tenues contiennent des tâches réalisables qui doivent être déléguées et contrôlées. Ces tâches relèvent généralement de projets ou d’initiatives spécifiques lancés par des organisations. Un système de gestion de la correspondance idéal permet aux utilisateurs de créer, gérer et catégoriser dynamiquement les tâches liées à la correspondance ou aux réunions, et de les affecter aux équipes respectives avec une visibilité et un suivi complets.

Gestion de comité

L’examen collectif et la prise de décision par des comités dédiés est une activité quotidienne essentielle dans les ministères. Il est important que les systèmes de gestion de la correspondance prennent en charge une gestion des comités étroitement intégrée à la gestion des réunions, de l’ordre du jour et des tâches, avec la capacité de gérer les membres, la délégation et les quotas de prise de décision.

Processus de conception

Aucun système de gestion de la correspondance n’est complet sans un concepteur de processus qui permet à l’organisation de cartographier ses processus, sa logique métier et sa structure organisationnelle. Avec un concepteur de processus, les organisations peuvent appliquer des processus automatisés et automatiser et faire évoluer leurs charges de travail tout en gardant un contrôle total.

Un concepteur de processus solide dans un système de gestion de la correspondance permet des flux de travail préconfigurés et ad hoc et permet le traitement séquentiel et parallèle de la correspondance ou des cas avec la possibilité d’appliquer une logique conditionnelle prédéfinie à n’importe quelle étape.

Capture et gestion de documents

Avec de nombreuses communications et documents encore créés et reçus au format papier, en particulier de sources externes, le maintien d’un environnement de travail efficace et sans papier nécessite que les systèmes de gestion de la correspondance incluent la capacité de numériser des documents papier et d’extraire et d’indexer leurs données
À l’autre extrémité du processus, la correspondance complétée doit être archivée dans un système de gestion de documents qui permettra une récupération facile et le respect des réglementations sur la conservation des données. Une telle capacité est souvent fournie sous forme de module dans un système de gestion de la correspondance ou via des connecteurs et des intégrations avec des systèmes de gestion de documents externes et des ECM.

Recherche fédérée

La recherche fédérée signifie la possibilité de rechercher des informations dans plusieurs sources et types de données. Les utilisateurs des systèmes de gestion de la correspondance doivent être en mesure de rechercher des informations dans tous les services concernés et de récupérer tous les types de résultats, y compris la correspondance, les réunions et les tâches.

Contrôle de version, historique et audit

Lorsque plusieurs personnes ou équipes collaborent sur une correspondance ou un cas, il est important de contrôler le processus d’édition et de suivre tous les changements qui ont lieu et de pouvoir les revoir à tout moment et revenir en arrière si nécessaire.

Les systèmes de gestion de la correspondance doivent avoir la capacité de contrôler la gestion des versions et de suivre l’historique des versions pour prendre en charge la gouvernance et la transparence.

Rapports et analyses

Le succès des systèmes de gestion de la correspondance repose en grande partie sur l’obtention d’informations précieuses à partir des données opérationnelles et des informations traitées. Une caractéristique essentielle de ces systèmes est la génération de rapports et d’analyses personnalisables qui peuvent aider à extraire des informations significatives à partir d’ensembles de données disparates. Cela permet aux décideurs d’avoir une vue d’ensemble des projets et initiatives en cours et de prendre des décisions éclairées pour améliorer les résultats.

Intégration avec les systèmes d’identification du gouvernement

Avec des systèmes plus intelligents mis en œuvre dans le monde entier pour les pièces d’identité émises par le gouvernement, il est essentiel que les systèmes de gestion de la correspondance s’intègrent à ces systèmes gouvernementaux lors du traitement des informations des citoyens et de la fourniture de services aux citoyens. De nombreux systèmes de gestion de la correspondance comportent des modules prêts à l’emploi qui s’intègrent en toute sécurité aux systèmes d’identification gouvernementaux ou lisent les cartes d’identité et les données biométriques émises par le gouvernement pour extraire les informations des citoyens et maintenir l’intégrité des données.

Signatures numériques

Les systèmes de gestion de la correspondance permettent aux utilisateurs de signer numériquement la correspondance échangée pour garantir l’authenticité et la sécurité tout en permettant la protection des informations sensibles. Cela peut être fourni à l’aide d’un service de signature numérique local ou mondial.

Certains systèmes de gestion de la correspondance comme Tarasol peuvent s’intégrer aux blockchains pour renforcer davantage l’authenticité de la correspondance et améliorer la transparence et la responsabilité.

Chiffrement

Le contrôle de l’accès aux informations sensibles est essentiel pour les ministères, car ils interagissent entre eux et avec des parties externes. Un système de gestion de la correspondance idéal crypte et protège automatiquement la correspondance échangée pour garantir que seules les personnes ayant accès et autorisation peuvent voir les informations précieuses.

API et capacités d’intégration logicielle

Les systèmes de gestion de la correspondance ne fonctionnent pas isolément. Ils s’intègrent généralement à de nombreux autres systèmes tels que les GRP, les plates-formes de communication, les services de données, les services gouvernementaux, les services de paiement, etc. Un système de gestion de la correspondance idéal aurait une interface de programmation d’application (API) complète et bien documentée en place qui permettrait aux intégrateurs de systèmes pour l’utiliser en tant que service et récupérer et traiter des données dans d’autres systèmes. Il aurait également ses propres capacités de script qui lui permettraient d’extraire des données d’une autre application et d’initier des transactions.

Applications mobiles

Il va sans dire qu’un système de gestion de la correspondance doit disposer d’applications mobiles natives pour iOS et Android pour permettre aux utilisateurs de rester au courant de leur travail de n’importe où et à tout moment. Ces applications doivent offrir la majorité des fonctionnalités d’utilisation quotidienne du système.

Formats non propriétaires

Un système de gestion de pérenniser leurs investissements et à éviter les blocages de fournisseurs et la perte de données.la correspondance idéal utilise des formats de données ouverts non exclusifs qui peuvent rester accessibles sur diverses plateformes sans limiter l’accès aux informations et aux outils. Cela aide les organisations à

Avantages des systèmes de gestion de la correspondance

Les systèmes de gestion de la correspondance offrent plusieurs avantages aux gouvernements et aux entreprises pour la gestion des opérations quotidiennes et l’administration de projets de toute taille et complexité. Certains d’entre eux incluent :

Productivité et efficacité améliorées

Les systèmes de gestion de la correspondance permettent aux équipes et aux individus de collaborer de n’importe où grâce à des moyens accessibles et rapides qui se traduisent par une plus grande productivité, une meilleure gestion du temps et une meilleure coordination.

Suivi et gestion des progrès

Les systèmes de gestion de la correspondance permettent aux chefs de projet et aux décideurs d’utiliser divers outils d’analyse, d’informatique décisionnelle et de gestion de projet via une plateforme unique pour suivre les progrès et relever efficacement les défis.

Permettre la transparence, la gouvernance et la conformité

Les systèmes de gestion de la correspondance permettent aux gouvernements et aux entreprises de disposer des outils et de la tenue des registres nécessaires pour garantir la transparence, la responsabilité, la bonne gouvernance globale et le respect des réglementations.

Sécurité de l’information et protection des données

Les systèmes de gestion de la correspondance permettent aux utilisateurs de protéger les informations et les communications sensibles contre tout accès non autorisé et de partager des informations en toute sécurité dans un environnement à accès contrôlé. Avec des référentiels cryptés hautement sécurisés en place, les systèmes de gestion de la correspondance protègent également les données contre les cyberattaques.

Rentabilité et économies

En aidant les organisations à se débarrasser du papier et des processus basés sur le papier et en intégrant divers outils dans un environnement collaboratif unique, les systèmes de gestion de la correspondance permettent une meilleure rentabilité et des économies massives sur les dépenses, les ressources et les efforts.

Évolutivité et croissance

Les systèmes de gestion de la correspondance permettent aux organisations d’évoluer et de se développer efficacement tout en restant organisées et au courant de toutes les correspondances, réunions et projets.

Choisir le bon fournisseur

Lors de l’évaluation des fournisseurs pour acquérir le meilleur système de gestion de la correspondance pour votre organisation, plusieurs points clés doivent être gardés à l’esprit :

• L’ensemble des fonctionnalités du logiciel et leur adéquation à vos besoins – Le système répond-il à tous les besoins que vous avez identifiés ?
• L’évolutivité et la flexibilité du logiciel – Peut-il évoluer avec votre organisation ? Sera-t-il flexible aux changements prévus pour assurer un investissement à l’épreuve du temps ?
• Support – Quel type de support le fournisseur offre-t-il ? Disposent-ils d’un support local dans votre pays ? Disposent-ils d’une équipe de services professionnels capable de répondre à toutes les exigences de développement ou de personnalisation supplémentaires ?
• L’applicabilité du logiciel – A-t-il été mis en œuvre avec succès pour des organisations comme la vôtre ou de la même taille et dynamique que la vôtre ?
• La réputation et les références du fournisseur : combien d’implémentations réussies ont-ils ? Quels sont leurs principaux clients ? Quelles sont les critiques de leur logiciel ?
• L’investissement requis – Le prix du logiciel est-il compétitif compte tenu du coût total de possession ?

Informations connexes