Avec les principaux fournisseurs de matériel d’imagerie professionnelle tels que Kodak Alaris et Fujitsu, et leurs modèles successifs et puissants de leurs gammes de scanners de production, nous explorons l’importance des vitesses de scanner et les moyens de maximiser le retour sur investissement des scanners de production.

Cela est particulièrement pertinent dans le cas des prestataires de services de conversion de fichiers qui doivent optimiser leurs opérations pour arriver aux volumes les plus élevés de documents numérisés, indexés et publiés approuvés. Cela étant généralement la base pour fixer le prix de leurs services et donc la base pour leur paiement.

Quelle importance pour l a vitesse du scanner?

Prenons l’exemple d’un scanner de production moyen:

  • Plage de vitesse: 72-135 PPM (pages par minute)
  • Capacité du chargeur ADF 200-500 feuilles (Nb de feuilles dans le chargeur automatique de documents)
  • Plage d’utilisation quotidienne: 8 000 à 100 000 pages (combien de pages peuvent être numérisées par jour)

Sur papier, avec un scanner de 100 PPM, deux équipes de travail (8 heures chacune) et un chargement continu sur ADF, vous pouvez numériser 2,5 millions de pages par mois. Mais est-ce vraiment possible?

Nous savons tous que la numérisation est une chose et l’archivage en est une autre. Nous savons également que les vitesses de numérisation sont une chose, tandis que l’utilisation réelle de ces vitesses en est une autre.

Certains défis communs à l’utilisation des scanners à pleine capacité:

  • Délais dans les étapes de préparation – retrait des agrafes, tri de différentes tailles, manipulation des feuilles usées et ajout de séparateurs, etc.
  • Documents situés sur plusieurs sites et emplacements
  • Réseau interne lent
  • Indexation par saisie manuelle des données, OCR ou les deux
  • Récupération des données d’indexation à partir de sources externes
  • Validation et contrôle qualité des données saisies
  • Publication des données finales sur un ECM ou un système de fichiers

Le logiciel est la solution

Une bonne planification est requise, similaire aux entreprises de fabrication afin de maximiser l’utilisation des ressources. Les entreprises de conversion de backfile le savent très bien et gèrent leurs ressources et leurs horaires pour assurer un débit optimal. Cependant, le succès dépend fortement du logiciel utilisé et de sa capacité à faciliter la numérisation basée sur le flux de travail, la capture de documents distribués, l’automatisation maximale, le traitement rapide et une continuité ininterrompue du service.

Numérisation basée sur le flux de travail

L’analyse basée sur le flux de travail est essentielle pour garantir des opérations parallèles et une meilleure utilisation des ressources. Prenez par exemple ce scénario avec une opération de conversion de fichier couvrant deux sites. Un examen rapide des débits montre qu’il existe deux goulots d’étranglement et le résultat final de l’opération est de 300 fichiers fournisseurs par jour analysés, indexés et publiés.

Avec un logiciel de numérisation de volume puissant basé sur le flux de travail comme ArcMate Capture®, les administrateurs peuvent analyser le trafic et modifier facilement la conception du flux de travail et ajouter une étape d’indexation et une autre de contrôle qualité multipliant par deux le résultat final et atteignant 600 fichiers fournisseurs par jour.

Lors de la conception des flux de travail de numérisation, il est important de s’assurer que les stations de numérisation fonctionnent à pleine capacité avec un chargement continu des ADF et des plans de sauvegarde au cas où un scanner doit être remplacé ou entretenu.

Capture distribuée

Pour éviter de transporter des documents vers un emplacement de numérisation central et d’étouffer la chaîne de production principale, la capture distribuée permet de numériser des documents à plusieurs emplacements en parallèle. Cela est très utile lorsqu’il existe de nombreux sites avec des volumes plus petits pouvant être gérés par des scanners de bureau ou de réseau plus petits.

Avec ArcMate Capture®, la capture distribuée est facilement configurée et gérée à partir d’un emplacement central avec un contrôle complet comme si tout fonctionnait sur un seul site.

Automatisation maximale

Les sociétés de conversion de backfile doivent s’assurer que le logiciel qu’elles utilisent peuvent être optimisés pour automatiser les opérations afin de maximiser le débit.

ArcMate Capture® propose une large gamme de fonctionnalités d’automatisation, de la numérisation par lots standard à la reconnaissance de formulaire intelligente, l’OCR, la numérisation tête haute, aux étapes de script qui peuvent être programmées pour réaliser tout type de tâches.

Traitement rapide

Outre l’automatisation, la puissance de traitement et la bande passante du réseau ont leurs limites, et c’est quelque chose que les entreprises de conversion de backfile doivent prendre en considération lors de la conception des opérations pour les projets importants.

ArcMate Capture® a été utilisé pour gérer certains des plus grands projets de conversion de fichiers rétrospectifs à l’échelle régionale et mondiale, y compris le projet de 1,2 milliard de dollars de la BCN Al Ahli Bank en Arabie saoudite. En tant que tel, ArcMate Capture® a été conçu pour gérer de gros volumes et tirer le meilleur parti des ressources pour un traitement plus rapide. Par exemple, la structure des données pour les lots en direct a été optimisée pour utiliser le moins de bande passante possible, et le concepteur de flux de travail permet de décharger les tâches consommatrices de CPU sur des machines distinctes ou de les exécuter pendant heures creuses.

Aucun temps d’arrêt

Le temps, c’est de l’argent pour les projets de numérisation avec des délais de livraison et des engagements serrés. Les temps d’arrêt et l’inefficacité peuvent coûter de l’argent et entraîner l’échec d’un projet. Grâce à ses performances élevées, sa fiabilité et son temps d’arrêt nul, ArcMate Capture® est la solution de choix pour les principaux fournisseurs de services de conversion de backfile