L’Académie des Sciences de la Police de Sharjah a été créée en 1996 dans la ville universitaire de Sharjah par S.A. Cheikh Dr Sultan bin Mohammed Al Qassimi, membre du Conseil suprême, Emir de Sharjah. Il contribue pleinement dans la préparation de la jeunesse pour l’avenir et pour en faire une génération émirati prometteuse pour le maintien de la sécurité, la stabilité et les objectifs ambitieux des Émirats arabes unis. L’Académie propose des degrés de qualification élevés dans les différents domaines de la sécurité, de la police et des sciences.
En savoir plus sur l’expérience de l’ Académie des Sciences de la Police de Sharjah avec les solutions NVSSoft®.
La croissance des opérations, du nombre de nouveaux étudiants ainsi que des policiers chevronnés à la recherche d’études supérieures a entraîné une utilisation croissante de papier et d’impression s’agissant des communications internes et externes. Avec le temps cela est devenu ingérable, difficile à organiser et couteux à maintenir.
Autre défi a relever par l’Académie serait les changements constants des politiques et procédures, tant au niveau de l’Académie qu’au niveau des Emirats.
L’Académie recherchait donc une solution de gestion de la correspondance et d’archivage de documents pour automatiser les processus et la création de communications et de documents de correspondance, créant ainsi un environnement de travail sans papier, et en même temps garantissant que les processus soient mappés à la structure organisationnelle en temps réel pour assurer une réflexion immédiate lors des changements de structure, des processus et des titres de poste, de rôles et de responsabilités.
L’Académie ne disposant pas d’équipe de développement interne pour gérer les processus à tout temps, elle recherchait donc une solution facile à utiliser, leur permettant de concevoir et de modifier les processus avec un minimum de connaissances techniques.
Pour relever les défis de l’Academie, NVSSoft® UAE a proposé et mis en œuvre une solution composée de deux de ses produits: Tarasol® (Système de Gestion de la Correspondance) et ArcMate Enterprise® 8.0 (GED), installé dans un environnement virtuel.
Ajouté à ses deux produits, NVSSoft® a effectué une intégration avec le système de gestion des ressources humaines utilisé par l’Académie, systeme au sein de toutes les entités du gouvernement de Sharjah. Le but de l’intégration était de mettre à jour l’organigramme et les titres des professions, les rôles et les responsabilités en temps réel afin que tout changement dans le système RH soit immédiatement reflété.
Tarasol® facilite l’ajout des modèles et des formulaires, la mise à jour et l’ajout de nouveaux processus sans connaissances techniques avancées.
Des signatures numériques ont également été mises en place pour la signature des communications sortantes, des mémos internes et des circulaires.
La recherche en texte intégral a également été activée pour permettre à l’Académie de parcourir le contenu de toutes les communications en direct et archivées en anglais et en arabe.
Tarasol® et ArcMate ont également été configurés pour s’intégrer à Microsoft Active Directory afin de fournir une connexion unique à plus de 200 utilisateurs de l’Académie.
La transition s’est bien déroulée et l’Académie a pu immédiatement bénéficier des avantages. Avec cette nouvelle solution lancée en septembre 2014, l’Académie a réussi à réaliser une transformation vers un enviornement sans papier sans archivage manuel.
L’Académie a pu unifier son système de numérotation pour éviter les doublons et la confusion, et a également pu unifier ses modèles, en-têtes et pieds de page.
L’Académie a atteint son objectif principal de mapper la communication et les processus en temps réel à son organigramme, de suivre l’historique de chaque communication et d’effectuer des suivis et des actions à partir du système sans appels téléphoniques.
Ils ont également pu configurer le système eux-mêmes pour ajouter de nouveaux modèles et des procédures personnalisées telles le journal des quarts de travail, les certificats de salaire, les demandes de matériel, et ils prévoient d’en ajouter d’autres à l’avenir.