Procureur Public de Dubaï (DPP) a été créé en 1992 pour établir une justice judiciaire concernant les droits publics de l’Émirat de Dubaï. Le DPP est la seule autorité à engager des poursuites pénales en faisant partie de l’organe judiciaire et en assumant le service d’enquête et de mise en accusation ainsi que le renvoi de l’accusé devant le tribunal compétent au moment où l’implication criminelle est prouvée. Le DPP supervise également les étapes de l’affaire devant les juridictions pénales.
Le DPP s’appuie dans son travail sur des procédures simples et des actions rapides de façon à ne pas affecter la bonne administration de la justice publique tout en atteignant ses objectifs.
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Avec une croissance démographique aux EAU devenue exponentielle depuis 2005, le travail interne de la DPP a augmenté de façon similaire provoquant une quantité massive de fichiers papiers difficiles à gérer, stocker ou à récupérer, sans mentionner les cas de perte de fichiers ou les cas de fichiers égarés.
Conscient de l’importance de la numérisation des fichiers, DPP a acquis la solution ArcMate Capture® de NVSSoft® et a initié la numériser de documents en interne. Cependant le rythme était lent et les équipes internes numérisaient moins de 50 fichiers par jour. Aussi, l’organisation et le stockage des fichiers papier après la numérisation étaient incohérents. Sans compter les exigences spécifiques concernant la libération des images numérisées dans le système de fichiers avec un format spécifique et une convention de dénomination et de classement pour pouvoir les récupérer à partir de leur système de gestion des cas.
Suite à la Preuve du Concept (PDC) réussi, NVSSoft® UAE a été choisi par DPP pour effectuer une analyse d’un backlog de plus de 10 millions de pages couvrant une période de 5 ans de fichiers. Le projet a été réalisé à l’aide d’ArcMate Capture® de NVSSoft® et a impliqué un certain nombre de numérisations, d’indexation, de scripts automatiques et de stations de contrôle de la qualité pour éviter les goulots d’étranglement et garantir un débit optimal de 1000 fichiers par jour, chacun contenant en moyenne 50 pages. Un script personnalisé a été effectué pour générer des codes basés sur le numéro de cas, le type et la date, et pour générer une structure de dossiers personnalisés sur le système de fichiers pendant la phase de publication. Le système a également été mis en œuvre pour une numérisation continue à deux emplacements principaux de la DPP.
Les fichiers sources ont été organisés et numérotés dans des boîtes et les fichiers manquants localisés, numérisés et ajoutés à leurs emplacements respectifs.
Pendant l’analyse, les fichiers étaient disponibles pour la récupération grâce à l’intégration avec le système de gestion des cas, augmentant ainsi la productivité et l’efficacité du personnel de la DPP.
DPP a également bénéficié d’économies de temps et d’argent et d’une conformité plus rapide aux exigences de l’administration en ligne de Dubaï.