Reconnu comme le joyau du royaume, Diriyah est un site du patrimoine mondial de l’UNESCO, un symbole de l’histoire riche de l’Arabie saoudite et un sanctuaire pour le patrimoine national préservé dans des musées en plein air. L’Autorité de Développement de Diriyah Gate (DGDA) est mandatée pour préserver, célébrer et développer ce monument emblématique en un lieu de rassemblement mondial.
Ce mandat confie à la DGDA diverses responsabilités. Entre autres, la DGDA prend entièrement en charge l’organisation d’événements, l’accueil des visiteurs publics et officiels sur le site et la garantie que leurs visites soient des expériences positives. Parallèlement, la DGDA travaille en étroite collaboration avec un nombre croissant de fournisseurs et de vendeurs pour préserver et développer le site et maintenir son attrait ainsi que sa place en tant que site du patrimoine mondial.
Avec de telles responsabilités, il est important que la DGDA reste agile et réponde rapidement aux défis quotidiens. Pour cela, la DGDA s’est associé à NVSSoft® pour relever ce défi et créer un environnement de travail hautement efficace sans papiers en utilisant les dernières solutions pour l’automatisation des processus, la gestion des correspondances et celle des documents.
En savoir plus sur l’expérience de DGDA avec les solutions NVSSoft.
La DGDA avait besoin d’une solution pour automatiser le processus de gestion des demandes de visites officielles et des événements. Le processus existant était manuel et fastidieux et exigeait une présnce physique des approbateurs. Aussi, sans système automatisé en place,
il était difficile de suivre l’état des visites réelles et de sonder les visiteurs ou connaître leurs commentaires,
Le service des finances a eu du mal à gérer les réponses des fournisseurs par rapport à leurs demandes de propositions et aux appels d’offres. Il était difficile de garder une trace du grand nombre de soumissions reçues et de tous les processus de correspondances, d’examens et d’approbations associées. Sans compter les nombreux comités qui examinent et évaluent les soumissions, ce qui a accru la complexité du défi. La DGDA avait besoin d’une solution complète et sécurisée pour automatiser tous les processus de gestion des offres et des comités.
La situation des comptes créditeurs n’était pas mieux lotie au service des finance. Des centaines de factures arrivaient chaque jour avec plusieurs niveaux d’approbation impliquant non seulement le service financier mais également l’unité commerciale concernée, et donc les processus manuels n’étaient pas viables. La DGDA avait besoin d’une solution à toute épreuve pour automatiser le processus des comptes fournisseurs à partir du moment où la facture du fournisseur est reçue jusqu’au moment où le paiement est émis par le trésorier.
NVSSoft® Saudi a proposé une solution intégrée basée sur la plate-forme ArcMate comprenant ArcMate EZIFlow® pour l’automatisation des processus métier, ArcMate Enterprise® pour la gestion des documents et Tarasol® pour le suivi et la gestion des Correspondances.
Des applications métier sur mesure pour la gestion des offres, la gestion des visites et l’automatisation des comptes fournisseurs ont été rapidement intégrées à la plate-forme d’automatisation des processus métier ArcMate EZIFlow®.
Le système de gestion de la correspondance de Tarasol® a été déployé pour gérer les correspondances entrantes et sortantes entre la DGDA et les entités gouvernementales externes. Tarasol a été intégré au Réseau Sécurisé du Gouvernement (GSN) et à son E-Correspondence qui relie tous les services gouvernementaux du Royaume pour sécuriser la réception et la livraison des correspondances externes au format électronique.
ArcMate Enterprise® a été déployé en tant que référentiel centralisé et en tant que système de gestion des documents où tous les processus, transactions et correspondances finalisés sont stockés en toute sécurité pour être facilement récupérés à tout moment.
Cette solution sur mesure cartographiant les processus et les modèles exacts de DGDA rapidement construite sur une plate-forme prête à l’emploi, a combiné le meilleur des deux mondes en fournissant une valeur précise dans un laps de temps relativement court.
Toutes les demandes d’événements ou de visites, que ce soit par invitation officielle ou destiné au public, sont désormais entièrement automatisées. Les formulaires sont soumis en ligne et les gestionnaires peuvent examiner et approuver les demandes à tout moment et en tout lieu. Une fois approuvées, les notifications par e-mail sont déclenchées et les détails de l’événement ou de la visite sont synchronisés avec les calendriers. En outre, la DGDA reçoit désormais des notifications préalables des visites à venir.
Le service marketing et des relations publiques est désormais en mesure de passer en revue les visites effectuées et de demander ou de remplir des formulaires d’évaluation et d’ajouter un score pour chacun afin de surveiller l’expérience globale et la satisfaction des visiteurs.
Le service financier s’appuie sur le système de gestion des offres pour enregistrer et suivre facilement les offres entrantes, télécharger et organiser la documentation et les modèles d’appels d’offres et gérer tous les types de comités (ouverture, examen, évaluation technique et évaluation commerciale).
Des processus d’approbation complexes ont été configurés en fonction de tranches de valeurs d’achat estimées et de contrôles d’allocation budgétaire.
Le processus des comptes créditeurs du service financier est désormais sans papier, automatisé et contrôlé par une matrice de sécurité impliquant plusieurs niveaux d’approbation.
Toutes les correspondances sortantes telles que les remerciements, les qualifications et les disqualifications sont générées automatiquement, ce qui contribue à largement réduire la charge du travail manuel.